O Serviço de Saúde da Região Autónoma da Madeira (SESARAM) decidiu centralizar a recepção das facturas dos seus fornecedores, estabelecendo novos procedimentos que visam reforçar o controlo sobre a entrada dos documentos e, sobretudo, garantir a correcta contagem dos prazos legais de pagamento.

Numa comunicação dirigida aos fornecedores, a que o DIÁRIO teve acesso, o SESARAM determina que todas as facturas e documentos equivalentes emitidos à entidade passam a ter de ser remetidos exclusivamente através dos canais oficialmente definidos. A medida é justificada com o "reforço dos procedimentos de controlo interno" e com a necessidade de melhorar todo o circuito de recepção, conferência e pagamento.

No caso do envio electrónico, foi criado como referência o endereço [email protected]. Em alternativa, os documentos podem seguir por via postal para a sede do Serviço de Saúde, na Avenida Luís de Camões, n.º 57, 9004-514 Funchal.

A alteração não abrange, contudo, os fornecedores que já utilizam a plataforma de facturação electrónica associada aos contratos públicos do SESARAM. Para estes, mantém-se o procedimento actualmente em vigor, uma vez que o próprio circuito electrónico assegura automaticamente o registo do documento e a rastreabilidade da respectiva data de recepção.

Um dos aspectos mais relevantes da nova regra prende-se precisamente com a definição da data a partir da qual começa a contar o prazo de pagamento. O SESARAM salienta que a centralização permitirá assegurar o registo imediato da factura e comprovar a data juridicamente relevante para a contagem do prazo legal de pagamento das transacções comerciais.

A instituição deixa, por isso, um aviso expresso aos fornecedores: as facturas não devem ser entregues ou enviadas directamente para serviços, unidades ou colaboradores do SESARAM. A utilização de outros meios poderá comprometer o encaminhamento e o processamento dos documentos e, consequentemente, condicionar o cumprimento dos prazos de pagamento.

Mais do que uma recomendação, o Serviço de Saúde estabelece que, para efeitos de "recepção, registo, conferência, validação e processamento para pagamento", apenas serão consideradas as facturas que tenham dado entrada através dos canais oficiais agora identificados. O envio por qualquer outra via "não constitui entrada no circuito de facturação do SESARAM", nem garante o registo ou a tramitação do documento até este chegar ao canal oficial.

Na prática, um fornecedor que entregue uma factura directamente num determinado serviço do SESARAM arrisca-se a que essa data não seja considerada como a da recepção oficial do documento, com eventuais consequências sobre a contagem do prazo para o respectivo pagamento.

O SESARAM pede ainda aos fornecedores que façam constar nas facturas informação que permita acelerar a conferência e o processamento. Entre os elementos solicitados estão o número da nota de encomenda, requisição ou contrato a que respeita a despesa; o número de compromisso comunicado pelo Serviço de Saúde, nos termos da Lei n.º 8/2012, de 21 de Fevereiro; e a identificação do serviço requisitante e do local onde os bens foram entregues ou os serviços prestados.

Segundo a instituição, a mudança pretende proporcionar "maior eficiência e previsibilidade no circuito financeiro e no processamento dos pagamentos", garantindo simultaneamente ao fornecedor certeza quanto à data efectiva de entrada da factura e ao SESARAM melhores condições para cumprir os prazos de pagamento aplicáveis.

O novo procedimento é comunicado pelo Núcleo de Gestão Financeira do SESARAM, que disponibiliza igualmente o endereço electrónico dedicado à facturação e o telefone 291 705 600 para esclarecimento de dúvidas por parte dos fornecedores.