Uma queixa ou denúncia pode ser apresentada à GNR ou à PSP através da Internet, sem necessidade de uma deslocação imediata a uma esquadra ou posto policial. O Sistema Queixa Electrónica funciona como um balcão virtual para comunicar determinados crimes praticados em Portugal, desde que a situação não constitua uma emergência nem exija a intervenção imediata das autoridades.

O serviço pode ser utilizado por pessoas singulares devidamente identificadas, sejam cidadãos portugueses ou estrangeiros, desde que residam em Portugal ou se encontrem em território nacional. O sistema permite apresentar a ocorrência, enviar os dados necessários e acompanhar o estado da participação até ao seu encaminhamento para a entidade competente.

Nem todos os crimes, contudo, podem ser comunicados através deste meio. A plataforma abrange apenas as situações previstas na Portaria n.º 1593/2007, entre as quais se encontram crimes como furto, roubo, dano, burla, ofensa à integridade física simples, violência doméstica e auxílio à imigração ilegal. Antes de iniciar o preenchimento, o cidadão deve seleccionar o tipo de crime e consultar a explicação disponibilizada na própria plataforma.

A Queixa Electrónica não deve ser utilizada quando o crime está a decorrer, acabou de acontecer, existem pessoas em perigo ou feridas, foram causados danos que exigem uma intervenção urgente ou há possibilidade de o autor ainda se encontrar nas proximidades. Nestas circunstâncias, deve ser contactado imediatamente o Número Europeu de Emergência, através do 112. Sistema Queixa Electrónica

Nos crimes que não estão abrangidos pela plataforma, mantém-se a necessidade de contactar ou de se dirigir à autoridade policial mais próxima. Uma queixa também pode ser apresentada directamente na GNR, PSP ou Polícia Judiciária, junto do Ministério Público ou através de um advogado.

Importa ainda distinguir queixa de denúncia. Em crimes como o furto ou a ofensa à integridade física simples, o procedimento criminal depende, em regra, da apresentação de queixa pelo próprio ofendido ou pelo seu representante legal. Sem essa manifestação de vontade, o Ministério Público não pode promover o processo.

Já nos crimes públicos, como a violência doméstica ou o auxílio à imigração ilegal, qualquer pessoa que tenha conhecimento dos factos pode apresentar uma denúncia, mesmo que não seja a vítima. As autoridades ficam obrigadas a investigar a situação logo que dela tenham conhecimento.

Depois de preenchido o formulário, a participação só é encaminhada após a validação e confirmação da identidade do utilizador. A autenticação pode ser feita através do Cartão de Cidadão, da Chave Móvel Digital, por via postal ou presencialmente. O sistema emite um comprovativo com o número da queixa, o tipo de ocorrência e a data e hora da submissão. Esse número permite consultar posteriormente o estado da participação.

Uma queixa apresentada electronicamente tem o mesmo tratamento legal de uma participação entregue directamente numa força de segurança. A plataforma constitui apenas uma alternativa mais cómoda para situações que não sejam urgentes, mantendo-se disponíveis todas as formas tradicionais de apresentação de queixas e denúncias.