1. Há uma espécie de inteligência administrativa que só descansa quando consegue transformar uma coisa simples numa ocupação a tempo inteiro. Para perceber o seu alcance, imagine-se a receber um pedido de reembolso de uma viagem de trabalho paga por uma empresa, que obrigue a reunir quase vinte folhas por passageiro e a entregá-las nos CTT. A pessoa tem uma vida para viver e um trabalho para fazer, duas circunstâncias que um sistema semelhante considera abusivas. A viagem acaba no aeroporto. A pena começa a seguir.

Vale a pena percorrer esta hipótese de calvário que as empresas madeirenses atravessam, porque estas coisas, resumidas, perdem a sua obscenidade. Original da factura. Original do recibo. Original e cópia do Cartão de Cidadão. Cópia autenticada do Cartão de Cidadão de um sócio da empresa. Original da autenticação. Repare-se no apuro. Uma pessoa apresenta um documento, reproduz o documento, manda certificar a reprodução do documento e apresenta o original da certificação do documento. Ao fim disto, fica abundantemente demonstrado que possui acesso a uma fotocopiadora. Talvez lhe devessem atribuir milhas.

Acrescente-se uma autorização autenticada da empresa para a pessoa encarregada de levar os papéis aos CTT. Também com cópia. E a certidão permanente, em dois exemplares: um para ficar nos correios e o outro para acompanhar a autorização. A certidão é permanente, mas convém imprimi-la, duplicá-la e passeá-la. Há, nesta concepção do serviço público, uma dedicação ao inútil que não se improvisa. Exige aprendizagem, método e muitos anos sem ouvir um “mas para quê?” que tenha consequências.

A pessoa que transporta a papelada apresenta ainda o Cartão de Cidadão, a cópia do cartão e a própria pessoa. Felizmente, basta um exemplar desta última. Imagino que a duplicação de seres humanos pudesse ficar para uma fase posterior da modernização administrativa, quando houvesse financiamento e uma comissão de acompanhamento. Por enquanto, o portador deve deslocar-se inteiro, com os documentos que provam quem é e os documentos que provam que tem autorização para transportar os documentos. A empresa paga o tempo. O autor da exigência continua sossegado a desgovernar.

Junte-se o cartão de embarque de ida, o cartão de embarque de regresso, o bilhete electrónico e o “agent coupon”. Falta ainda uma declaração, assinada por um sócio, a confirmar que o passageiro trabalha na empresa e quais são as suas funções. É uma curiosidade administrativa admirável. A criatura foi em trabalho, mas importa saber o que faz na vida, quem lho permite e se alguém com poderes bastantes se responsabiliza pela sua existência profissional. Nesta altura, uma declaração do piloto, a confirmar que o viu sentado, já pareceria uma exigência moderada, ou uma fotografia junto à asa do avião, ao lado da tripulação.

Depois, o IBAN da empresa. Depois, as cópias. Depois, a conferência das cópias. Depois, a deslocação. Depois, a entrega. Imagine-se agora que, no fim desta romaria, o comprovativo de recepção é um papel sem carimbo. Seria um pormenor delicioso. O procedimento despede-se com um papel descalço, depois de ter obrigado os outros a calçar botas de cerimónia. Gostava de assistir à reunião em que alguém explicasse, de cara séria, tamanha diferença de exigência. Deve ser preciso algum treino para não dar uma enorme gargalhada.

Mas guardemos alguma admiração para a factura com dois passageiros. Se a documentação tiver de seguir toda a dobrar e a triplicar quando forem três, estaremos perante uma descoberta administrativa de primeira grandeza. A empresa continua a mesma, o sócio também, a conta bancária não mudou, mas os papéis reproduzem-se em homenagem à lotação. Uma certidão que comprova a existência da empresa para o primeiro passageiro torna-se, aparentemente, incapaz de prestar o mesmo serviço ao segundo. Deve chegar cansada. Convém mandar outra.

Gostava de ouvir a justificação de semelhante exigência, devagar e sem a expressão “procedimentos em vigor”. Dizer que uma estupidez está em vigor acrescenta-lhe antiguidade, não lhe dá inteligência. Também seria agradável dispensar o habitual sermão sobre o rigor. Quem pede três vezes a mesma informação deve explicar o que apura à terceira que lhe escapou nas duas primeiras. Caso contrário, está a transferir a sua incapacidade de organizar um processo para o horário de trabalho de outra pessoa. Com a vantagem, muito apreciada nestes meios, de poder chamar-lhe uma obrigação.

E se, depois de tudo isto, o reembolso entrar na conta sem uma identificação que permita perceber a que pedido corresponde? Teremos a assinatura do artista. Depois de exigir uma biografia documental ao passageiro, ao sócio e ao portador, o sistema enviará dinheiro com a discrição de um benfeitor anónimo. A contabilidade que descubra. Que compare valores, procure processos, faça contas. Há-de haver alguém na empresa com tempo para resolver a charada, sobretudo depois de ter acabado de imprimir as vinte folhas do passageiro seguinte.

As perguntas aos responsáveis são bastante simples. Que documentos são exigidos às empresas para estes reembolsos? Quais têm de ser entregues em papel? Em que situações se pedem autenticações? Que elementos se repetem por passageiro? Como se identifica cada pagamento? Publiquem o procedimento completo e expliquem a utilidade de cada exigência. Se houver práticas indevidas, corrijam-nas. Se a inutilidade estiver consagrada nas regras, alterem as regras. O cidadão não tem obrigação de respeitar intelectualmente uma tolice só porque alguém a registrou num formulário.

Cada folha exigida tem um custo que raramente é apresentado na apresentação do apoio. Há o dinheiro adiantado pela empresa, o tempo de quem prepara o processo, as assinaturas, as autenticações, as deslocações e a conferência dos pagamentos. Há trabalho que fica por fazer. Há pessoas que chegam ao fim do dia depois de terem gasto uma parte dele a satisfazer necessidades inventadas numa secretária distante. E ainda terão de ouvir discursos sobre produtividade. Seria difícil acrescentar maior estupidez sem cobrar bilhete.

Tenho uma proposta para quem concebe e aprova estes procedimentos: trate pessoalmente dos reembolsos de uma empresa que viaje muito. Prepare os documentos, procure as assinaturas, obtenha as autenticações, faça as cópias, vá aos CTT e identifique os pagamentos. Sem assessores. Sem telefonemas a alguém que resolva. Com as mesmas exigências e o mesmo tempo disponível de quem lhe paga o ordenado. Ao terceiro processo, talvez já conseguisse pronunciar a palavra “simplificação” com algum conhecimento do assunto.

Continuo a defender o desconto directo na compra. Enquanto houver reembolsos, exijo um procedimento que aproveite a informação já entregue, dispense a reprodução compulsiva de documentos e permita saber o que foi pago. Uma ambição bastante modesta para quem vive rodeado de discursos sobre transformação digital. A continuidade territorial devia ajudar-nos a superar a distância. Se, para a obter, for preciso transportar um arquivo até aos correios, proponho que a papelada passe a contar como bagagem. Ao menos ficávamos a saber quanto pesa a incompetência.

2. A digitalização, quando se limita a acrescentar obrigações electrónicas às exigências de papel, consegue a proeza de aumentar a burocracia com a promessa de a reduzir. Preenche-se no computador, imprime-se, assina-se, digitaliza-se e entrega-se o original, para que nenhuma das versões se sinta desprezada. O cidadão passa a ser empregado de duas repartições, a que recebe o papel e a que exige o ficheiro, ficando ainda encarregado de assegurar as relações diplomáticas entre ambas. A informação faz turismo entre o ecrã e a impressora, enquanto alguém, numa apresentação muito moderna, dá este passeio como prova de eficiência. É preciso reconhecer o talento. Conseguir que uma ferramenta destinada a poupar trabalho obrigue a fazer tudo duas vezes merece ser estudado.

O resultado é uma burocracia com dois apetites e a mesma indiferença pelo tempo alheio. Exige presença física e submissão electrónica, conserva o dossier e acrescenta-lhe uma palavra-passe, pede o original e reserva um campo obrigatório para carregar a cópia. Pelo meio, a empresa paga as horas, o trabalhador resolve as incompatibilidades e o responsável pela modernização pode anunciar mais um serviço digital. Pouco importa que o balcão continue obrigatório e que a pasta viaje debaixo do braço. Já há um portal. A verdadeira simplificação começaria por eliminar exigências, aproveitar informação e impedir que se peça novamente aquilo que já foi entregue. Isso daria trabalho à pessoa que organiza o sistema. Obrigar o cidadão a repetir tudo é muito mais cómodo, sobretudo quando se pode baptizar a duplicação de progresso.